Mitä on tekoäly ja mitä johdon pitää siitä tietää?

Moni johtaja ajattelee, että tekoälyn ymmärtäminen vaatii teknistä osaamista. Johdon ei kuitenkaan tarvitse osata rakentaa algoritmeja, kouluttaa malleja tai tuntea teknisiä yksityiskohtia samalla tavalla kuin asiantuntijoiden.

Sen pitää ymmärtää, mitä tekoäly tarkoittaa organisaation toiminnassa, mihin se soveltuu, mihin se ei sovellu ja millaisia päätöksiä sen hyödyntäminen vaatii.

Tekoäly ei ole vain teknologiahanke. Se vaikuttaa työhön, vastuisiin, päätöksentekoon, osaamiseen ja siihen, miten organisaatio käyttää ihmisten aikaa.

Mitä tekoäly oikeastaan tarkoittaa?

Johtamisen kannalta tekoälyä on helpointa ymmärtää vertaamalla sitä tavalliseen ohjelmistoon.

Perinteinen ohjelmisto toimii ihmisen etukäteen määrittelemien sääntöjen mukaan. Jos asiakas on ostanut tietyn määrän tuotteita, järjestelmä siirtää hänet tiettyyn asiakasryhmään. Jos lomakkeesta puuttuu pakollinen kenttä, järjestelmä antaa virheilmoituksen.

Tekoälyssä jokaista sääntöä ei kirjoiteta valmiiksi. Järjestelmä tunnistaa esimerkeistä ja datasta toistuvia piirteitä, yhteyksiä ja malleja. Näiden perusteella se tuottaa vastauksia, ennusteita, luokitteluja tai ehdotuksia.

Eron voi tiivistää näin:

• Tavallinen ohjelmisto noudattaa ihmisen kirjoittamia sääntöjä.

• Tekoäly tekee päätelmiä datan, esimerkkien ja todennäköisyyksien perusteella.

Tämä ero on johdon kannalta olennainen. Tekoälyn toiminta ei ole samalla tavalla ennustettavaa kuin tavallisen ohjelmiston. Se voi tuottaa hyödyllisen ehdotuksen, mutta myös tehdä virheen hyvin vakuuttavasti.

Mitä tekoäly voi tehdä?

Tekoäly sopii erityisesti tehtäviin, joissa käsitellään paljon tietoa, etsitään toistuvia kuvioita, tuotetaan luonnoksia tai tuetaan ihmisen tekemää arviointia.

Se voi esimerkiksi:

• tunnistaa asiakaspalautteista, kyselyvastauksista tai muistioista toistuvia teemoja

• tarkastella aikaisempaa dataa ja auttaa ennakoimaan kysyntää, palvelutarpeita tai resurssien käyttöä

• laatia sähköpostiluonnoksia, tiivistää kokouksia ja jäsentää raportteja

• järjestää tapauksia, nostaa esiin poikkeamia ja auttaa päätösten valmistelussa

Tekoälyn arvo ei välttämättä synny siitä, että se tekisi koko työn ihmisen puolesta. Usein se auttaa siirtymään nopeammin tiedon kokoamisesta sen arviointiin, viimeistelystä päätöksentekoon tai vaihtoehtojen etsimisestä niiden vertailuun.

Tekoäly voi siis auttaa näkemään, jäsentämään ja valmistelemaan. Päätöksen tukeminen on kuitenkin eri asia kuin päätöksen tekeminen.

Mitä tekoäly ei voi tehdä?

Tekoäly ei kanna vastuuta eikä tee arvovalintoja.

Se voi antaa riskiluvun, ehdottaa luokittelua tai tuottaa yhteenvedon, mutta ihminen vastaa siitä, miten tietoa käytetään. Tämä korostuu päätöksissä, jotka vaikuttavat ihmisten oikeuksiin, palveluihin, toimeentuloon, turvallisuuteen tai kohteluun.

Tekoäly ei myöskään voi päättää, mikä on oikein, kohtuullista tai organisaation arvojen mukaista. Se voi auttaa vertailemaan vaihtoehtoja, mutta vastuut, rajat ja hyväksyttävän toiminnan määrittelevät ihmiset.

Miksi tekoäly on johtamisen kysymys?

Tekoäly vaikuttaa siihen, miten tietoa käsitellään, miten päätöksiä valmistellaan, kuka tekee mitäkin ja millaista osaamista organisaatiossa tarvitaan.

Siksi sen käyttöönotto ei ole yhtä suoraviivaista kuin tavallisen järjestelmän hankkiminen, henkilöstön kouluttaminen ja käytön seuranta.

Organisaation on päätettävä esimerkiksi:

• missä tekoälyä käytetään ja mihin sitä ei käytetä

• millaista tietoa tekoälyn käyttöön voidaan antaa

• milloin tarvitaan ihmisen arviointia

• kuka vastaa käytöstä ja sen seurauksista

• miten tekoäly muuttaa työtä ja osaamistarpeita

Nämä eivät ole vain IT:n kysymyksiä. Ne liittyvät riskienhallintaan, palvelujen laatuun, vastuisiin ja ihmisten työhön.

Siksi tekoälyä pitää käsitellä osana tekoälyn johtamista, ei pelkkänä uutena työkaluna.

Jos johto ei tee yhteisiä linjauksia, toimintatavat syntyvät silti. Ne muodostuvat yksittäisten ihmisten ratkaisuista, tiimien omista käytännöistä ja käytössä olevien järjestelmien asetuksista.

Kolme asiaa, jotka johdon pitää tietää

1. Tekoäly on riippuvainen datasta ja käyttötavasta

Tekoäly ei ymmärrä organisaation todellisuutta itsestään. Sen tuottama hyöty riippuu siitä, millaista dataa, ohjeistusta ja taustatietoa sille annetaan sekä mihin tarkoitukseen sitä käytetään.

Jos aineisto ei kata olennaisia tilanteita, tekoälyn päätelmät voivat jäädä kapeiksi. Jos aikaisempi data on vinoutunutta, tekoäly voi toistaa saman vinouman. Jos järjestelmää käytetään tehtävään, johon se ei sovi, lopputulos voi olla väärä, vaikka se näyttäisi uskottavalta.

Esimerkiksi lainapäätösten, rekrytoinnin tai palvelutarpeen arvioinnin data ei ole neutraalia raaka-ainetta. Se kuvaa myös aikaisempia käytäntöjä, päätöksiä ja rakenteita.

Jos tätä ei huomioida, tekoäly voi vahvistaa juuri niitä ongelmia, joita organisaatio pyrkii korjaamaan. Johdon näkökulmasta kyse on riskienhallinnasta.

2. Tekoäly ei ymmärrä tilannetta samalla tavalla kuin ihminen

Tekoäly käsittelee malleja ja todennäköisyyksiä. Se ei kuitenkaan tunne asiakkaan tilannetta, palvelua, lainsäädäntöä, organisaation historiaa tai päätöksen käytännön seurauksia.

Esimerkiksi merkintä ”asiakasta ei tavoitettu” voi näyttää järjestelmälle yksinkertaiselta poikkeamalta. Ihminen voi ymmärtää, että taustalla on sairastuminen, kielimuuri, elämäntilanne, matka tai epäselvä viestintäkanava.

Ihmisen tehtävä ei siis ole vain hyväksyä tekoälyn ehdotusta. Hänen pitää arvioida, mitä ehdotus tarkoittaa todellisessa tilanteessa ja voiko siihen luottaa.

Tämä on erityisen tärkeää tehtävissä, jotka vaikuttavat ihmisten palveluihin, tukeen, valvontaan, rekrytointiin, turvallisuuteen tai oikeuksiin.

3. Tekoäly muuttaa työtä, ei vain tehosta sitä

Tekoäly ei yleensä poista kokonaista työtehtävää kerralla. Useammin se muuttaa työn eri vaiheita.

Se voi vähentää tiedon etsimiseen, kokoamiseen, tiivistämiseen ja ensimmäisten luonnosten tekemiseen kuluvaa aikaa. Samalla arvioinnin, tarkistamisen, tulkinnan ja johtopäätösten merkitys kasvaa.

Asiantuntija voi käyttää aiempaa enemmän aikaa tiedon arviointiin ja päätösten valmisteluun. Esihenkilölle voi jäädä enemmän aikaa kokonaiskuvan rakentamiseen, priorisointiin ja ihmisten johtamiseen.

Muutos ei kuitenkaan tapahdu itsestään. Jos työtä ei tarkastella uudelleen, tekoäly voi jäädä vain uudeksi työvaiheeksi vanhojen toimintatapojen päälle. Silloin kuormitus voi jopa kasvaa.

Tekoälyn hyöty syntyy vasta, kun organisaatio päättää, miten työn halutaan muuttuvan.

Mitä johdon pitäisi tehdä käytännössä?

Johdon ei tarvitse aloittaa teknisestä syväosaamisesta. Sen kannattaa aloittaa neljästä käytännön tehtävästä.

Selvittäkää nykytilanne

Ensimmäiseksi pitää ymmärtää, missä tekoälyä jo käytetään ja missä sitä voitaisiin hyödyntää järkevästi.

Monessa organisaatiossa käyttö on alkanut ennen yhteisten päätösten tekemistä. Siksi organisaation tekoälykartoitus on usein parempi lähtökohta kuin uusi työkalu tai laaja koulutusohjelma.

Sopikaa käytön rajat

Organisaatiossa pitää määritellä, missä tekoälyä saa käyttää, milloin tarvitaan ihmisen arviointia ja mitä tietoa tekoälylle ei saa antaa.

Samalla sovitaan, milloin asia pitää viedä tietosuojan, juridiikan tai tietohallinnon arvioitavaksi.

Valitkaa työt, joissa tekoälystä on hyötyä

Tekoälyä ei kannata viedä kaikkialle vain siksi, että se on mahdollista.

Parempi lähtökohta on tunnistaa tehtävät, joissa on paljon toistoa, tiedon käsittelyä, luonnostelua tai yhteenvetojen tekemistä. Sen jälkeen voidaan arvioida, voisiko tekoäly vapauttaa ihmisten aikaa tärkeämpään työhön.

Ottakaa ihmiset mukaan muutokseen

Ihmisten pitää ymmärtää, miksi tekoälyä käytetään, miten se liittyy heidän työhönsä ja mitä heiltä odotetaan.

Heillä pitää myös olla mahdollisuus kertoa, missä käyttö toimii ja missä se aiheuttaa ongelmia tai riskejä.

Kun yhteistä osaamista tarvitaan lisää, räätälöity tekoälykoulutus voidaan rakentaa organisaation työnkuvien, työkalujen ja lähtötason mukaan.

Johdon tehtävä on johtaa tekoälyn käyttöä

Johdon ei tarvitse oppia rakentamaan tekoälyä. Sen pitää oppia johtamaan sen käyttöä.

Ilman yhteisiä päätöksiä tekoäly jää helposti irrallisiksi kokeiluiksi tai leviää arjen käytäntöihin ilman selkeää suuntaa. Tietoisesti johdettuna se voi tukea työtä, päätösten valmistelua ja ihmisten ajan käyttämistä paremmin.

Tärkein kysymys ei ole, ymmärtääkö johto kaiken teknologiasta. Tärkeämpää on, johtaako se muutosta vai antaako sen tapahtua vahingossa.

Mistä organisaationne kannattaa aloittaa?

Maksuttomassa 15 minuutin Teams-keskustelussa voimme hahmottaa, tarvitaanko organisaatiossanne nykytilan kartoitusta, yhteisiä linjauksia vai henkilöstön osaamisen vahvistamista.